Sì: lo smart working regolare richiede un accordo scritto tra azienda e lavoratore, redatto secondo la Legge 22 maggio 2017, n. 81, e una comunicazione telematica al Ministero del Lavoro entro alcuni giorni lavorativi dall’avvio. Prima di attivare la modalità agile servono tre cose: le clausole minime nel contratto, la firma di entrambe le parti e l’invio della comunicazione. Ricordiamo che genitori con figli fino a 12 anni, lavoratori disabili e caregiver hanno priorità di accesso.
In breve:
- La comunicazione telematica al Ministero del Lavoro deve essere inviata entro alcuni giorni lavorativi dall’inizio o modifica dell’accordo di smart working, utilizzando il portale ufficiale.
- L’accordo individuale di smart working deve contenere, tra le altre cose, durata, luoghi ammessi, strumenti di lavoro, fasce di disconnessione e modalità di controllo.
- È fondamentale rispettare le fasce di disconnessione dalle ore 19:00 alle 8:00 e nei giorni festivi, preferibilmente automatizzando le notifiche fuori orario.
- In caso di lacune o errori, si può integrare con un addendum scritto e conservare sempre l’informativa firmata sui rischi connessi alla prestazione.
- L’assistenza di uno studio specializzato può ridurre errori, tempi di gestione e rischi di contestazione o sanzioni amministrative.
Indice
- Quadro normativo essenziale: legge 81/2017 e Protocollo nazionale
- Contenuti obbligatori dell’accordo individuale di smart working
- Comunicazioni telematiche al Ministero: come, quando e cosa rischiare
- Come redigere e negoziare l’accordo: checklist operativa e modello pratico
- Errori comuni, contestazioni e come rimediare
- Perché affidarsi a uno studio di consulenza: il caso dello Studio Arcara
- Il nostro supporto per l’accordo di smart working
- Domande frequenti
- Fonti
Quadro normativo essenziale: legge 81/2017 e Protocollo nazionale
Il lavoro agile nel settore privato trova la propria disciplina negli articoli 18-24 della Legge 22 maggio 2017, n. 81, che definisce lo smart working come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita tramite accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, senza vincoli di orario o di luogo di lavoro.
A questa cornice si affianca il Protocollo nazionale sul lavoro agile del 7 dicembre 2021, che non ha valore di legge ma fissa linee guida condivise tra parti sociali:
- L’adesione allo smart working resta volontaria per entrambe le parti.
- L’accordo individuale deve indicare durata, modalità di esecuzione e strumenti utilizzati.
- Vanno previste misure organizzative per garantire il diritto alla disconnessione.
Dopo la fase emergenziale, in cui era ammessa l’attivazione unilaterale senza accordo scritto, si è tornati alle regole ordinarie: oggi ogni attivazione richiede un accordo individuale formalizzato, pena l’irregolarità della prestazione in modalità agile.
Contenuti obbligatori dell’accordo individuale di smart working
L’accordo non è un documento generico: la legge e il Protocollo nazionale indicano clausole precise che devono comparire, altrimenti l’intesa rischia di essere contestata in sede ispettiva o giudiziale.
- Durata: l’accordo può essere a tempo determinato o indeterminato; nel secondo caso va previsto un preavviso di recesso, tipicamente 30 giorni, che sale a 90 per i lavoratori disabili.
- Modalità e luoghi di svolgimento: occorre descrivere dove si può lavorare e, se utile, escludere espressamente luoghi non idonei sotto il profilo della sicurezza o della riservatezza.
- Strumenti di lavoro: va chiarito se l’azienda fornisce dispositivi propri o se si ammette l’uso di apparecchi personali (BYOD), specificando chi risponde di malfunzionamenti o violazioni dei dati.
- Diritto alla disconnessione: l’accordo deve indicare fasce orarie precise di reperibilità e i periodi in cui il lavoratore non è tenuto a rispondere a comunicazioni di lavoro.
- Potere di controllo e protezione dei dati: le modalità di verifica della prestazione vanno descritte nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori e della normativa sulla privacy.
- Informativa sui rischi: il datore deve consegnare un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla prestazione resa all’esterno dei locali aziendali, in coerenza con gli obblighi di sicurezza.
Un consiglio: evitate di copiare un modello generico senza adattare le fasce di disconnessione e gli strumenti BYOD alla realtà operativa della vostra azienda: sono le clausole più spesso contestate in sede di controllo.
Comunicazioni telematiche al Ministero: come, quando e cosa rischiare
Dal 1° settembre 2022 ogni datore di lavoro privato deve comunicare l’avvio o la modifica della prestazione in modalità agile tramite il portale Servizi Lavoro, accedendo con SPID o CIE.
Il termine è di alcuni giorni lavorativi dalla data di inizio o di modifica sostanziale dell’accordo, come stabilito dal decreto ministeriale n. 149/2022 che ha introdotto il nuovo modello di comunicazione: oltre questo termine la comunicazione risulta tardiva e può esporre l’azienda a sanzione amministrativa.
Alcuni punti pratici da tenere a mente:
- La comunicazione via PEC non sostituisce l’invio tramite l’applicativo ministeriale.
- L’accordo firmato va conservato per 5 anni, insieme all’informativa sui rischi.
- La data di decorrenza da indicare è quella di inizio effettivo della prestazione agile, non la data di firma del contratto.
Come redigere e negoziare l’accordo: checklist operativa e modello pratico
Costruire un accordo valido richiede un percorso ordinato, più che un modello scaricato online e compilato in fretta.
- Raccogliete i dati operativi: numero di giornate settimanali in remoto, reparto coinvolto, strumenti già in dotazione al lavoratore.
- Stendete le clausole minime: durata, luoghi ammessi, strumenti, fasce di disconnessione, modalità di controllo, informativa sui rischi.
- Discutete le fasce orarie con il lavoratore: una proposta concreta può prevedere disconnessione garantita dalle 19:00 alle 8:00 e nei giorni festivi, con eventuali automazioni che silenziano notifiche aziendali fuori orario.
- Fate firmare l’accordo da entrambe le parti, conservando una copia cartacea o digitale firmata.
- Inviate la comunicazione telematica entro 5 giorni dall’avvio tramite il portale ministeriale.
Quando il numero di accordi da gestire cresce, o quando l’azienda ha una rappresentanza sindacale unitaria attiva, può convenire coinvolgere la RSU nella definizione delle clausole comuni, soprattutto su fasce di disconnessione e criteri di priorità di accesso.
Un consiglio: definite indicatori oggettivi di prestazione, come obiettivi misurabili o output concordati, invece di affidarvi solo al controllo delle ore di connessione: riduce il rischio di contestazioni sul potere di controllo a distanza.
Errori comuni, contestazioni e come rimediare
Nella nostra attività di consulenza osserviamo alcuni errori che si ripetono con frequenza negli accordi predisposti senza assistenza specialistica:
- L’assenza della clausola di disconnessione, che in caso di reperibilità di fatto può portare al riconoscimento di lavoro straordinario non retribuito.
- La confusione tra data di firma dell’accordo e data di decorrenza da indicare nella comunicazione telematica.
- L’omessa consegna dell’informativa sui rischi, che espone il datore a responsabilità ai sensi del D.Lgs. 81/2008 sulla sicurezza sul lavoro.
Quando l’accordo presenta queste lacune, la soluzione pratica è un addendum scritto che integri le clausole mancanti, seguito, se necessario, da una comunicazione correttiva al Ministero.
Un consiglio: verificate sempre che l’informativa sui rischi sia stata firmata per ricevuta dal lavoratore, e conservatela insieme all’accordo: è il documento più richiesto in caso di ispezione.
Perché affidarsi a uno studio di consulenza: il caso dello Studio Arcara
Aiutiamo imprese e professionisti a redigere accordi di smart working conformi, a verificare l’informativa sui rischi e a gestire l’invio telematico delle comunicazioni. Offriamo un servizio volto a garantire soddisfazione nella gestione degli accordi di smart working. Quando un’azienda gestisce più accordi contemporaneamente, o ha dubbi sulle fasce di disconnessione da applicare, un supporto specialistico riduce tempi e margini di errore.
— Studio
Il nostro supporto per l’accordo di smart working
Seguiamo l’intero processo: redazione dell’accordo su misura, verifica dell’informativa sui rischi, invio della comunicazione telematica e conservazione della documentazione nel tempo.
Se gestite l’avvio dello smart working in azienda, la nostra pagina dedicata alla consulenza del lavoro raccoglie i servizi di predisposizione accordi, elaborazione cedolini e gestione degli adempimenti HR. Per aspetti legati alla gestione dei dati e al rispetto della normativa sulla privacy nei processi digitali aziendali, può essere utile anche un confronto con risorse esterne qualificate, come questo approfondimento sulla gestione dei cookie e della privacy. Contattateci per una valutazione del vostro accordo attuale o per predisporne uno nuovo conforme alla normativa vigente.
Domande frequenti
Qual è la definizione di lavoro agile secondo la legge italiana?
Lo smart working è definito dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81 come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita tramite accordo tra le parti, organizzata per fasi, cicli e obiettivi, senza vincoli di orario o di luogo fisso di lavoro. È una forma flessibile che integra strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività fuori dai locali aziendali.
Quando si inizia a parlare di smart working in Italia?
La disciplina organica dello smart working nel settore privato risale agli articoli 18-24 della Legge 22 maggio 2017, n. 81. Le regole si sono poi affinate con il Protocollo nazionale del 7 dicembre 2021 e con il decreto ministeriale n. 149/2022 sulle comunicazioni telematiche.
Come funziona lo smart working?
Il lavoratore e l’azienda sottoscrivono un accordo scritto che stabilisce durata, modalità, strumenti e fasce di disconnessione, dopo di che il datore comunica l’avvio al Ministero del Lavoro tramite il portale Servizi Lavoro entro alcuni giorni lavorativi. La prestazione si svolge poi fuori dai locali aziendali con gli stessi diritti e doveri previsti dal contratto ordinario.
Quali sono le principali disposizioni della legge 81 del 2017?
Gli articoli 18-24 stabiliscono l’obbligo di accordo scritto, la volontarietà dell’adesione, la parità di trattamento economico e normativo rispetto ai colleghi con mansioni equivalenti e l’obbligo di informativa sui rischi connessi alla prestazione resa all’esterno dei locali aziendali. Prevedono inoltre il diritto alla disconnessione e le tutele in caso di infortunio durante l’attività agile.
Quanto costa farsi assistere nella redazione di un accordo di smart working?
Il costo della consulenza per la consulenza del lavoro dipende dalla complessità dell’azienda e dal numero di accordi da gestire, e viene definito su richiesta in base alle esigenze specifiche. Per una valutazione puntuale è possibile contattarci direttamente tramite il nostro sito.
Fonti
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